La factura electrónica ha experimentado un notable crecimiento en España en los últimos años, convirtiéndose en una herramienta fundamental en la gestión empresarial que pueden promover los partners. A medida que las tecnologías digitales avanzan, la adopción de la factura electrónica se ha acelerado, generando importantes beneficios tanto para las empresas como para la administración pública.
La factura electrónica es un documento digital que sustituye a la tradicional factura en papel. Posee la misma validez legal y fiscal, pero con ventajas adicionales. La factura electrónica se genera, envía, recibe y archiva en formato electrónico, lo que elimina la necesidad de imprimir y almacenar documentos físicos.
Marco legal de la factura electrónica
La factura electrónica en España está regulada por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público. Esta legislación establece los requisitos para la emisión, transmisión, recepción y conservación de facturas electrónicas. También establece la obligatoriedad de usar factura electrónica en las operaciones realizadas con la Administración Pública.
La legislación establece los requisitos para la emisión, transmisión, recepción y conservación de facturas electrónicas
Esta obligación ahora se ve ampliada al sector privado por La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (también conocida como la “Ley Crea y Crece”). Se deberán usar este formato cuando realicen operaciones comerciales entre empresas y autónomos entre sí.
No existe previsión alguna de establecer la obligación facturación electrónica cuando los destinatarios sean particulares o consumidores finales. En estos casos se podrá seguir usando el formato tradicional en papel.
Aplicación de la “Ley Antifraude” en la facturación electrónica
Esta normativa ha llevado a muchas pymes y autónomos a seguir invirtiendo en la modernización de sus operaciones. La factura electrónica es una herramienta muy útil cuando las operaciones comerciales se realizan en un entorno digital. En algunos casos puede suponer la transformación de las estructuras y procesos de muchos negocios.
Para implantar facturas electrónicas en muchos casos se recurrirá a la instalación de un software de facturación. En este caso también se deberá tener en cuenta lo establecido en la Ley 11/2021, de 9 de Julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, también conocida como “Ley Antifraude”.
Esta norma establece la prohibición del uso de software de doble facturación, es decir, programas informáticos que permiten a las empresas llevar una doble contabilidad. Se da sobre todo en pymes y autónomos que reciben muchos pagos en efectivo.
Estas leyes motivan la modernización de las operaciones en pymes y autónomos
Este tipo de programas permiten tener una contabilidad para Hacienda, y otra oculta (o en ‘B’). De este modo, el autónomo puede esconder ingresos a la Agencia Tributaria y no pagar impuestos mientras sigue emitiendo tickets y facturas a sus clientes por estas ventas.
Estos programas no sólo son ilegales, sino que desde la entrada en vigor de la ley antifraude están especialmente perseguidos. Su mera tenencia ya es motivo suficiente para que se impongan sanciones muy elevadas a los negocios que pueden llegar hasta los 50.000 euros.
También se establece la obligación hacia los fabricantes de que los programas que vendan se ajusten a ciertos requisitos que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Para ellos las sanciones pueden llegar hasta los 150.000 euros en caso de incumplimiento.
Hasta el 1 de julio de 2024, desarrolladores de software y empresas podrán adaptar sus programas de facturación
Para reforzar esta prohibición, la Ley prevé el desarrollo de un reglamento que se sacó a consulta pública el 21 de febrero de 2022 y que aún está pendiente de aprobar. Se prevé que entrará en vigor el 1 de julio de 2024. Hasta esa fecha los desarrolladores de software y las empresas podrán adaptar sus programas de facturación para que cumplan los requisitos necesarios.
Además, la Agencia Tributaria establecerá un sistema de certificación que deberán tener todos los programas para garantizar que se pueden vender y utilizar por parte de autónomos y empresas.
Por ello, lo más conveniente para adelantarse a este reglamento es adquirir un software de facturación reconocido y que se actualice constantemente a todas las normativas que van entrando en vigor.
A pesar de los beneficios mencionados, la adopción masiva de la factura electrónica en España también presenta el gran reto para pequeñas empresas y autónomos de salvar la brecha digital. A esto se le suma la necesidad de encontrar un software de facturación que cumpla con los requisitos legales establecidos por la “Ley Antifraude”. Este año será crucial en el avance hacia la digitalización del sector empresarial.
