La planificación de proyectos se ha convertido en algo muy importante dentro de las organizaciones, sobre todo a la hora de abordar cómo completar un proyecto en el tiempo establecido, cumpliendo en el proceso con las etapas, hitos y recursos designados. Si entendemos la planificación de proyectos como un proceso, este comienza después de iniciarse el proyecto y termina antes de comenzar su ejecución.
Por su parte, un plan de proyecto es un documento en el que se detallan claramente los objetivos, las tareas, los hitos, el alcance, los canales de comunicación, el presupuesto y los plazos. Los objetivos del plan de proyecto, dentro de la planificación, consiste en proporcionar una hoja de ruta o un plan claro para la ejecución, una alerta de temprana de los requisitos y garantizar que el proyecto se mantenga encaminado hasta su finalización.
Pasos de un plan de proyecto y herramientas de gestión
Los planes de proyecto, como es obvio, difieren dependiendo de lo que se pretenda abordar. Sin embargo, a niveles generales se puede dividir la actividad de la planificación en los siguientes pasos: establecer objetivos medibles, identificar los entregables o los resultados tangibles o intangibles del proyecto, la programación y las tareas de planificación. Un plan de proyecto no tiene por qué ser algo único, sino que que puede estar respaldado por otros planes que abarquen áreas específicas como recursos humanos, métodos de comunicación y gestión de riesgos.
Por lo general las organizaciones tienen una guía de planificación de proyecto de TI que identifica los procesos que utilizarán. Muchas de las herramientas de software de gestión de proyectos como Microsoft Project, Asana, Jira, Trello y Zoho Projects, también incluyen capacidades de planificación de proyectos. Por otro lado, es común encontrarse que las herramientas empleadas para programar partes de un plan de proyecto incluyan diagramas de Gantt y PERT.
La importancia de la planificación de proyectos
La misión de la planificación de proyectos es ayudar a guiar y optimizar los componentes de un proyecto, que abarcan el alcance, los objetivos, calendario, hitos, plazos, presupuesto, recursos y entregables clave. Básicamente, permite a los directores de proyecto trasladar una idea a la realidad de forma organizada, identificando quién o quiénes participarán, aclarando funciones y responsabilidades.
Los directores también tienen la misión de evitar que el proyecto se salga de lo establecido, siendo los cambios de alcance y los excesos presupuestarios dos de los hechos más frecuentes en este sentido. Un buen plan de proyecto muestra a las partes interesadas y los patrocinadores que los recursos necesarios están disponibles, lo que puede ser importante para garantizar el apoyo, la financiación y/o el patrocinio.
Un plan de proyecto no tiene por qué ser algo único, sino que que puede estar respaldado por otros planes
Esta estructuración dentro de la planificación de proyectos no solo pretende poner orden en la ejecución, sino también aportar muchos otros beneficios, de entre los cuales están el facilitar la comunicación y proporcionar una fuente central de información para el personal involucrado, el ayudar al patrocinador y a otras partes en lo que se refiere a la ejecución dentro de los límites establecidos, la identificación de quiénes realizarán las tareas y las condiciones bajo las que se harán, facilitar la gestión del propio proyecto conforme se avanza, seguimiento y control efectivos y la generación de comentarios útiles para la siguiente fase de la planificación. A todo eso se suman la gestión y mitigación o eliminación de los riesgos siempre que sea posible.
Fases de un proyecto
Cada proyecto es único y tiene sus propias particularidades. Sin embargo, su ciclo de vida suele estar compuesto por las siguientes cinco fases:
- Iniciación: se definen las metas y los objetivos y se consideran la viabilidad y cómo medir los objetivos.
- Planificación para establecer el alcance, las tareas que deben realizarse y quién las hará.
- Ejecución: es donde se crean los entregables y es la fase más larga del proyecto. Además, durante la ejecución, el plan se pone en marcha y se amplía si es necesario.
- El seguimiento y la gestión garantizan que el proyecto va según lo planeado.
- En el cierre y la revisión es cuando se cierran los contratos finales y se entregan los resultados al cliente. También se evalúan los éxitos y fracasos.
Componentes principales de un plan de proyecto
Como ya hemos dicho, cada plan de proyecto es único, pero como mínimo incluye estos tres componentes principales:
- El alcance determina lo que hará el equipo durante la ejecución del proyecto. Se considera la visión del equipo o la organización, lo que quieren las partes interesadas y los requisitos del cliente para determinar lo que realmente se puede realizar. Aquí el director del proyecto establece los objetivos, que deben ser alcanzables y mesurables.
- El presupuesto, con el que los directores de proyecto analizan el personal y los recursos que necesitarán para cumplir los objetivos mediante la estimación del coste del propio proyecto. También hay que garantizar que hay fondos disponibles.
- La línea del tiempo establece la duración del propio proyecto e incluye un calendario con los hitos a alcanzar.
Estos son los tres componentes principales, pero hay otras cosas a tener en cuenta como la consecución de los hitos para saber cómo se está desarrollando el proyecto, las tareas a realizar para cumplir con el alcance del proyecto dentro del calendario establecido y la asignación de los recursos, que abarca las personas implicadas, sus funciones, responsabilidades y tareas asignadas.
Volvemos a decir que el plan de proyecto puede no ser un documento único, no solo porque puede incluir otros planes en su interior, sino también por la inclusión de otros documentos como la declaración de trabajo, el diagrama RACI, el plan de gestión de riesgos, el plan de gestión de calidad y la estructura de desglose del trabajo.
Realizar bien tanto la planificación de proyectos y como los propios proyectos es algo muy importante para cumplir con los objetivos en tiempo, forma y solo realizando los gastos necesarios
Pasos para crear un plan de proyecto
Además de definir las distintas fases, un plan de proyecto debe seguir los siguientes pasos para su creación:
- Definir las partes interesadas, que pueden ser clientes o usuarios finales, miembros del equipo del proyecto, personas pertenecientes a la organización y/u otras personas interesadas en el proyecto o sus resultados.
- La clara definición de los roles, lo que no impide que una misma persona desempeñe varios.
- Presentar el proyecto a las partes interesadas para unificar la visión en torno al proyecto mediante discusiones en torno al alcance, los objetivos, el presupuesto, el calendario y las funciones.
- Establecer las metas, dejando la puerta abierta que puedan ser actualizadas y perfeccionadas en futuras reuniones. Aquí deben incluirse los objetivos y los entregables que definan el producto o servicio.
- La definición de las tareas a realizar para cumplir los objetivos del proyecto, su enumeración y su priorización según su importancia y sus interdependencias.
- La creación de un calendario con una línea de tiempo que considere los recursos necesarios para todas las tareas.
- La evaluación de los riesgos para desarrollar estrategias que permitan mitigarlos o evitarlos.
- Una correcta comunicación en la que las actualizaciones sean proporcionadas en el formato y la frecuencia que las partes interesadas esperan.
- A medida que se van cumpliendo los hitos, hay que revisar el proyecto para abordar las áreas que no están cumpliendo con las expectativas.
- Y como colofón, una vez finalizado el proyecto, está la evaluación de su desempeño, que permite aprender de la experiencia e identificar partes a mejorar para la próxima vez.
La importancia de la planificación para que todo salga bien
Realizar bien tanto la planificación de proyectos y como los propios proyectos es algo muy importante para cumplir con los objetivos en tiempo, forma y solo realizando los gastos necesarios y planificados. Básicamente, tener un plan claro sobre cómo abordar un proyecto permite tener un control de todos los aspectos implicados y también sirve como punto de partida para detectar y analizar los problemas y las incidencias que van surgiendo, permitiendo así tomar mejores decisiones.
Debido la complejidad que puede llegar a tener un proyecto, es importante contemplar el uso de algún software o herramienta de gestión que contribuya en la creación de diagramas y en la confección de un calendario en el que se establezcan de manera clara las tareas y los objetivos.
Imagen de portada generada con inteligencia artificial.
