Convertir el reto del trabajo híbrido en una oportunidad para la mejora de las empresas y la retención del talento debe ser una máxima para cualquier organización. Un punto donde los partners TI son la pieza fundamental para encajar toda la estrategia. Pero, incluso estos socios, deben saber cuáles son los pasos clave para conseguir que los proyectos resuelvan las necesidades de los trabajadores y por extensión, de toda la organización.
Entonces, si una empresa quiere poner en marcha un nuevo esquema de trabajo híbrido, ¿cómo ha de proceder? El proveedor de soluciones de visualización y colaboración, Barco ClickShare ha preparado una lista de pregutnas claves con las que afrontar esta transformación.
Si bien es cierto que no existe un modelo único, si podemos ver ciertos planteamientos comunes desde los que partir hacia una organización más flexible, colaborativa y éficaz. En definitiva, hacia un trabajo híbrido de éxito e inteligente.
Análisis de situación
El primer paso se basa en saber en qué punto está la organización y qué modelo está imperando. Para ello, se realizarán preguntas como las siguientes:
- Cuál es el modelo de trabajo actual en su organización?
- ¿Cómo trabajan los empleados? ¿En la oficina, en casa o de forma híbrida? Se puede realizar un esquema de la situación en cuanto a ubicaciones, horarios de trabajo, niveles funcionales, etc.
- ¿Qué opinan los empleados y los directivos de todos los niveles de la empresa sobre el modelo de trabajo actual? Una encuesta nos podrá ayudar.
- ¿Qué esperan los empleados del trabajo híbrido?
Objetivos y expectativas
A partir de ahí se pueden crear una serie de objetivos y expectativas en torno al trabajo híbrido, basadas en las siguientes cuestiones:
- ¿Qué espera mejorar la empresa con el trabajo híbrido?
- ¿Qué objetivos sobre productividad, conciliación de la vida laboral y familiar se esperan? ¿Y con qué metrícas se evaluarán?
- ¿Están alineados los objetivos con la misión y valores de la organizaicón?
- ¿Cuáles son las expectactivas? ¿Son reales en cuanto a la disponibilidad, las herramientas de planificación y la comunicación?
Diseño del marco de trabajo
Una vez que conocemos la idiosincrasia del negocio y los puntos en los que trabajar, es el momento de ponerse manos a la obra. Diseñar un nuevo marco de trabajo será el próximo paso siguiendo estos puntos:
- Definir una política de trabajo híbrido clara con su modelo de trabajo híbrido ideal
- Describir detalladamente todo lo que conllevará, teniendo en cuenta los diferentes niveles de antigüedad, los roles laborales y los departamentos.
- Diferenciar cuando sea necesario los diferentes entornos laborales dentro de la organización e ilustrar con los mejores ejemplos para que todo el mundo lo pueda comprender.
Espacios de trabajo adecuados
Con el trabajo híbrido los espacios cambian. Es hora de revisar si nos sirve la infraestructura que teníamos hasta ahora o es el momento de plantearse nuevas. Por un lado, tendremos la oficina en casa y por otro, la sede central:
- Comprobar si los en casa tienen equipos para puestos de trabajo así como unas buenas condiciones ergonómicas.
- Definir los costes de adecuación de la oficina en casa así como una ayuda económica para la energía, la calefacción o Internet, designada por ley.
- Diseñar la nueva oficina central con los diferentes espacios necesarios: ¿Cómo se va a organizar el espacio de la oficina y las salas de reuniones?
En ambos entornos tendremos algún paradigma más que resolver:
- ¿Se puede trabajar y conectar el hogar y la oficina de forma segura? Es posible que surjan problemas de ciberseguridad cuando se quiera acceder a los datos de la empresa de forma remota.
Inversión tecnológica
Es el momento de pensar en qué tecnología hará falta para que toda esta estrategia hacia el trabajo híbrido fluya. Para ello, la inversión tecnológica es un punto clave que habrá que sopesar bien para que pueda ser estratégica a medio plazo. En este punto revisaremos:
- Tecnología para la oficina en casa: equipos, teclado, ratones, monitores, cámara web, auriculares, conexión a Internet y acceso a datos y las plataformas de la empresa.
- Tecnología en la oficina central: a todo lo anterior se le suma soluciones de comunicación, acceso e identificación.
Implicación total, éxito total
De poco nos sirve que una vez creada toda esta estrategia e invertido en toda la tecnología necesaria, los empleados no colaboren y utilicen los recursos. Por todo ello, este es el último paso que cuestionarse, pero no es el menos importante:
- ¿Están los empleados contentos con las implementaciones?
- ¿Se puede incorporar lo híbrido a la cultura de la empresa? Es vital encontrar formas de estimular la creación de equipos, la conexión y la colaboración.
- ¿Cómo se van a comunicar las nuevas normas y disposiciones?
- ¿Cómo se va a actualizar y mejorar la política?
- ¿Qué formación y educación se impartirá a la plantilla para que sepan utilizar la tecnología implementada?
- ¿Es el modelo de trabajo híbrido un discurso más para atraer talento?
