La actual coyuntura socioeconómica, no exenta de incertidumbres, está llevando a las organizaciones a recortar en sus costes de TI para conseguir ahorros inmediatos. Sin embargo, se trata de una estrategia que conviene realizar con cuidado para evitar un impacto negativo en los negocios.
De acuerdo con las estimaciones de Gartner, el gasto en TI se contraerá en todas las categorías y regiones a nivel mundial este 2020. Si bien tras el confinamiento de la pasada primavera los negocios han ido recuperando poco a poco su actividad, lo cierto es que ahora tienen que afrontar un período de dificultades económicas e incertidumbres que las lleva a buscar ahorros inmediatos.
Para la consultora, esto requerirá de un enfoque estratégico que de optimización de costes que va más allá de los recortes teniendo en cuenta cómo gestionar el gasto al tiempo que se maximiza el valor de las inversiones y los activos disponibles.
Teniendo esto en cuenta, Gartner señala 10 claves imprescindibles a tener en cuenta en las organizaciones a la hora de reducir costes de TI con una mirada puesta en este enfoque estratégico.
Es fundamental comenzar por eliminar, reducir o suspender elementos que afectarán al presupuesto en semanas o meses, no en años. Por ejemplo, los gastos mensuales o trimestrales de “pago por uso”, en lugar de los contratados anualmente.
Es clave concentrarse en los costes que se pueden reducir o eliminar, no solo congelar ahora y que reaparezcan de nuevo más adelante.
Para una reducción de costes eficiente, hay que poner las miras en los elementos que tendrán un impacto real en efectivo en el estado de pérdidas y ganancias en lugar de elementos no monetarios, como la depreciación o amortización.
No recortar lo suficiente a menudo necesita revisar los costes
La mayoría de las organizaciones no recortan lo suficiente la primera vez que abordan esta cuestión, lo que significa que a menudo necesitan revisar los costes y volver a recortar. Es mejor hacerlo de una sola vez, como sucede con los recortes de personal, donde los ciclos de reducciones continuas pueden ser muy perjudiciales.
Trabajar con su partner financiero para obtener una visión sólida del detalle del nivel de gastos, como cuentas de gastos, acumulaciones y pagos anticipados puede ser de gran utilidad. Eso permitirá identificar dónde hacer reducciones de efectivo específicas que tendrán un impacto inmediato.
Evaluar los contratos y estudiar qué pagos que no se han gastado aún y cuáles no están comprometidos pueden rescindirse ayudarán a tener un impacto más inmediato en los gastos.
Normalmente, los gastos operativos son los más fáciles de recortar, pero los gastos de capital también pueden reducirse.
Los gastos no discrecionales pueden reducirse disminuyendo el uso
Aunque algunos consideran los costes hundidos irrelevantes a la hora de ahorrar, a la hora de reducir costes de forma rápida hay que tenerlos muy en cuenta ya que el ahorro puede ser mayor que el beneficio que puede significar continuar con ellos.
El gasto discrecional, como para nuevos proyectos, a menudo se consideran fáciles de recortar. Sin embargo, incluso los gastos no discrecionales de “gestión del negocio”, como la infraestructura y las operaciones de TI, pueden reducirse disminuyendo el uso o los niveles de servicio.
Los costes fijos son gastos que se mantienen constantes, independientemente de la actividad o volumen, mientras que los costes variables cambian con la actividad o el volumen, por lo que es importante enfocarse tanto en su posible reducción como en su eliminación.
Imagen inicial | Eugene Chystiakove