Digitalizar todos los procesos de negocio de una empresa ha pasado de ser una posibilidad a convertirse en una necesidad esencial. Permite centralizar y coordinar los flujos de trabajo con facilidad: la información, cuando ya está en formato digital, no se pierde y se puede distribuir de forma prácticamente instantánea, ahorrando tiempo y dinero al tiempo que permite dar un mejor servicio a los clientes. Para ello es necesario dotar de las herramientas adecuadas a los perfiles que los necesitan dentro de las empresas y, como veremos más adelante, esto se consigue con una cuidada combinación de hardware y software que los hace ideales para toda clase de perfiles laborales y, por tanto, abre oportunidades de comercialización a todo tipo de empresas.
Cuando los datos se pueden introducir con el teclado y el ratón, las necesidades tecnológicas son muy claras pero, ¿qué sucede si la información que se necesita introducir en el sistema solo está en papel? En multitud desituaciones de contacto con el cliente es necesario contar con formularios rellenados y firmados para dar validez a un contrato, a una venta o a la correcta prestación de un servicio. Esto escapa de las capacidades de un sencillo portátil y requiere la digitalización de impresos o formularios. ¿Cómo escanear documentos en puestos de trabajo desplazados o no convencionales?
Es en situaciones así donde los escáneres portátiles Scan&Go de Brother pueden marcar la diferencia y ser cruciales para una empresa proporcionando una gran experiencia al usuario. Estos escáneres amplían enormemente las posibilidades de negocio y ofrecerlos a un gran abanico de empresas es una oportunidad que el auge actual del teletrabajo no hace más que poner de relevancia.
Estos dispositivos de reducidas dimensiones – 30,1 cm de ancho y un máximo de 6,3 cm de fondo y 4,5 cm de alto- se pueden llevar cómodamente en una maleta o bolsa del portátil para transportarlos fácilmente y poder utilizarlos allí donde sean necesarios.
Todos ellos admiten documentos en color de tamaño hasta DIN A4 y, según modelo, disponen de capacidades adicionales como el escaneado a doble cara, conexión WiFi, almacenamiento en tarjeta microSD o incluso de alimentación por batería.
Los distintos modelos de esta gama pueden digitalizar fácilmente, y en cualquier lugar, multitud de tipos de papel gracias a los dos rodillos (superior e inferior) que garantizan una correcta alimentación de los documentos. Así, estos escáneres no sólo admiten originales DIN A4, sino que pueden digitalizar casi cualquier tipo de impreso: recibos, fotos, facturas, albaranes e incluso tarjetas de visita o DNIs, con la única limitación de que el grosor máximo sea de 270 g/m². Para los documentos delicados o de menor tamaño, está disponible como accesorio una hoja portadora para introducir en ella los documentos y así poder meterlos con seguridad en el escáner.
¿En qué situaciones pueden ser más útiles estos equipos? ¿Qué empresas son el target más directo de estos potentes y compactos dispositivos? Pensemos en las fuerzas de ventas, que pueden llevar toda su capacidad comercial y disponer de las mismas capacidades que si recibieran al cliente en sus oficinas. Los escáneres portátiles Scan&Go de Brother irán con los equipos comerciales allí donde estén sus clientes (ferias, puntos de venta, grandes superficies, etc.).
También pueden acompañar al personal en los puestos de atención a clientes en distintos lugares (hoteles, centros comerciales o en acciones itinerantes de todo tipo, entre otros) o estar disponibles siempre en los vehículos de la flota de logística o del servicio técnico para poder capturar todos aquellos documentos que la situación requiera de forma sencilla, rápida y segura.
Otro escenario en el que los escáneres portátiles Scan&Go de Brother pueden ser de gran utilidad es para todos aquellos trabajadores que desarrollen parte de su actividad fuera de la oficina y se encuentren habitualmente en hoteles, aeropuertos y centros de coworking. Disponer en todo momento de la capacidad de escanear la documentación física que reciban para guardarla en lugar seguro y compartirla de forma controlada con su organización es una clara ventaja competitiva para todos ellos.
Esta enumeración señala algunos de los sectores o tipos de actividad que se beneficiarían claramente del uso de estos escáneres. Dado que muchas de las actividades mencionadas son transversales a muchos tipos de empresas, el público objetivo de los escáneres Scan&Go de Brother puede servir para ampliar la cartera actual de clientes de un distribuidor que, de este modo, puede dirigirse a sectores a los que, hasta el momento, no había podido enfocar su actividad comercial. Estos dispositivos son una gran oportunidad de negocio para reforzar la distribución de tecnología en un momento en el que el teletrabajo está en auge.
El tamaño es importante, pero estos dispositivos son mucho más que unos escáneres de reducidas dimensiones. Los distintos modelos Scan&Go de Brother ofrecen además toda una serie de capacidades pensadas especialmente para facilitar el trabajo en entornos de movilidad.
Una característica muy importante de estos dispositivos es que pueden funcionar alimentados por una conexión USB o mediante una batería recargable de iones de litio (según modelo), lo que hace de ellos el compañero perfecto de un portátil en escenarios de movilidad. Dependiendo del modelo, de la complejidad de las páginas y de si se está utilizando la conexión WLAN, la autonomía de la batería le permite escanear entre 200 y más de 600 páginas entre recargas.
Además, son equipos que ocupan muy poco espacio cuando están trabajando, gracias al sistema de alimentación en U: “U-path”. Esto los hace especialmente prácticos en puestos de trabajo desplazados, donde muchas veces la superficie de apoyo disponible sólo admite acomodar el portátil y poco más. Todo lo anterior hace que los escáneres Scan&Go de Brother sean perfectos para puestos de atención al cliente en recepciones de hoteles y restaurantes, en pequeños puestos ofimáticos en almacenes o en vehículos de cualquier tipo.
Los equipos Scan&Go de Brother permiten guardar los documentos digitalizados directamente en un servidor de correo electrónico, en carpetas de red, en una tarjeta microSD o el estándar: en el ordenador al que estén conectados. De este modo, el usuario dispone de un gran abanico de opciones de almacenamiento y distribución con el fin de que los documentos digitalizados pueden estar disponibles instantáneamente para el resto de la organización. Así, es posible prestar el servicio requerido por el cliente sin los retrasos y el tiempo adicional que requeriría la gestión manual posterior de la documentación firmada.
Los resultados que obtengamos de un escáner están ligados en gran medida al software que lo acompaña y éste es un apartado en el que los modelos Scan&Go de Brother destacan por incluir de serie una completa gama de herramientas tanto para ordenadores Windows como MacOS. Estos equipos disponen de software para digitalizar y guardar documentos, así como una aplicación específica para gestionar y editar los documentos ya escaneados, que además incluye OCR, herramienta con la que convertir la documentación impresa en archivos digitales editables. Asimismo, se incluyen dos aplicaciones específicas para gestionar tarjetas de visita y recibos.
Por último, cabe destacar que los nuevos escáneres portátiles de Brother cuentan con una garantía de 3 años, por lo que, si uno de ellos sufriera una incidencia, la compañía se encargaría de la recogida y reparación del producto, así como del envío de vuelta, todo ello sin ningún coste adicional (ver condiciones en Brother.es).
Más información: Brother Scan&Go