El correo electrónico está creando importantes riesgos de seguridad a medida que los trabajadores de TI almacenan y comparten documentos confidenciales a través del correo electrónico y mensajes instantáneos.
Un reciente informe de Igloo Software pone en alerta sobre el comportamiento que tienen algunos empleados respecto al uso que hacen de los documentos confidenciales relacionados con su trabajo.
Se trata de algo que afecta especialmente a los empleados de TI que manejan grandes volúmenes de datos, lo que hace necesario apostar por una comunicación más eficiente y segura para evitar violaciones de la información.
Y es que, según este informe, El Estado del lugar de trabajo digital, para el que se han encuestado a más de 2.000 empleados, el correo electrónico es el principal método que utilizan los empleados de TI para compartir información confidencial o privada.
El 66% de los empleados utiliza aplicaciones de comunicación no aprobadas, lo que incrementa los riesgos en las organizaciones
Uno de los datos más relevantes apunta que más de tres de cada cinco empleados, esto es, el 61%, comparten información confidencial por email.
Asimismo, más de una cuarta parte, el 28%, utiliza la mensajería instantánea para compartir información confidencial o privada, creando un riesgo de seguridad importante para las empresas.
Pero la situación se ve agravada cuando un 66% de los trabajadores señala que utiliza aplicaciones de comunicación no aprobadas porque tienen menos probabilidades de ser monitoreados o rastreados. Sin duda, esto pone en serio riesgo la seguridad de las organizaciones ya que las aplicaciones y el software no autorizados, conocidos como Shadow IT, pueden hacer que la información se comparta en sistemas no seguros y provocar serios problemas.
Los desafíos de comunicación en las empresas van más allá de los riesgos de seguridad ya que, de acuerdo con el citado informe, también existen restricciones en el intercambio de conocimientos.
Casi tres cuartos (72%) de los profesionales de TI manifestaron en este estudio que trabajan de forma remota al menos una vez por semana. En este sentido, un 68% apunta que el trabajo remoto presenta desafíos que podrían resolverse con mejores soluciones tecnológicas y una cultura de trabajo centrada digitalmente.
Entre estos desafíos que aún hay que afrontar se encuentran el quedarse fuera de las reuniones en persona (55%), y perder información importante (57%) que se comunicó en persona.
Junto a esto, el 65% de los empleados apunta que colabora con tres o más departamentos diferentes a lo largo de un proyecto, lo que crea silos de información que inhiben la productividad. Esto explica, en parte, sus formas de actuar poniendo en riesgo sus datos y dejando a sus organizaciones vulnerables.
Auditar la tecnología utilizada por los empleados permitirá conocer cómo mejorar la productividad y seguridad en la empresa
El 76% de los encuestados cree que ahorra entre 2 y 3 horas por semana al usar aplicaciones no aprobadas por la empresa en el trabajo.
Las reuniones perdidas y la pérdida de información de por los empleados remotos representan un verdadero desafío empresarial para los equipo, lo que se traduce en una pérdida de tiempo y una disminución de los ingresos.
Es por ello que cobra importancia que las empresas auditen la tecnología utilizada por su fuerza de trabajo, tanto aprobada como no aprobada, para conocer cómo funcionan sus empleados y cómo pueden mejorar su productividad y seguridad en la organización.
Imagen inicial | Glenn Carstens-Peters