Cuando abordamos una auditoría de impresión, ya sea para reemplazar el parqué o para ver los puntos débiles, nos topamos de lleno con los costes ocultos. Aquellos parámetros en los que los clientes no se fijan pero que suponen un incremento innecesario de sus presupuestos en este ámbito. Pero ¿cuáles son estos costes ocultos de impresión? ¿dónde nos debemos fijar?
Algunos estudios apuntan a que el 80% de los costes de impresión son ocultos. El porcentaje puede suponer, según IDC, entre el 1 y 3% del presupuesto TI de una ocmpañía. Porcentajes suficientemente elevados como plantearse descubrir donde están esos agujeros negros de la economía empresarial.
Los costes ocultos pueden venir de diferentes puntos: de parte de la maquinaria, del servicio contratado o de los consumibles. Áreas todas ellas importantes a la hora de analizar y mejorar un proyecto de impresión.
Los costes ocultos de impresión pueden venir de los equipos, servicio o consumibles
En el caso de los equipos, la ausencia de mantenimiento o el uso de maquinaria muy anticuada pueden desencadenar parones de actividad que llevan directamente a un coste oculto. También disponer de impresora no acopladas al negocio o que exigen más recursos de los necesarios pueden ser un motivo de sobrecoste.
A la hora de mirar los consumibles hay otras vertientes donde fijarse. Los tóner desechados a medias puede ser uno de los focos. Un análisis de Toshiba Tec revela que el 22% de los costes ocultos en las empresas españolas pueden derivar de este punto. Y es que el 79% sustituye el tóner cuando todavía le queda, al menos, un 10% de su cabida. En este sentido, se pueden costes ocultos también en consumibles no adaptados a la equipo o que tienen más o menos capacidad de la necesaria.
Si tenemos que mirar a los servicios nos topamos de lleno con el servicio técnico o el soporte de consumibles. Servicios que pueden ser muy rentables y eficientes bien gestionados, pero que puede llevar de cabeza a las compañías a generar nuevos costes ocultos de impresión si no se manejan correctamente.
¿La solución?
Implantar una buena estrategia de impresión nos lleva a empezar por una auditoría para conocer el estadio desde el que se parte. Posteriormente, será necesaria una propuesta amoldada y una revisión continuada que ayude a ajustar cualquier parámetro. Por último, adoptar medidas de gestión (servicios gestionados) que permitan acompañar al cliente durante un ciclo largo de vida.
Aunque cada caso es un mundo a evaluar en si mismo, lo cierto es que la tendencia hacia los servicios gestionados de impresión ayuda a plantear las soluciones más adecuadas para evitar los costes ocultos.
Si hay un terreno avanzado en cuanto a gestión de servicios ese es el de la impresión. Los proveedores de servicios gestionados de impresión, en su acrónimo en inglés MPS, llevan tiempo trabajando en estos procesos gracias a la consolidación de estrategias por parte de los fabricantes.
Este modelo aglutina todo o varias partes en un paquete: equipamiento, servicios y consumibles. Una solución llave en mano que, muchas veces, cuenta con modelos de pago por uso con los que las empresas se desentienden de la impresión para dejar toda la responsabilidad -y negocio- en manos de sus asesores TI de confianza.
Así, implantar una buena estrategia de impresión nos lleva a empezar por una auditoría para conocer el estadio desde el que se parte. Posteriormente, será necesaria una propuesta amoldada y una revisión continuada que ayude a ajustar cualquier parámetro. Por último, adoptar medidas de gestión (servicios gestionados) que permitan acompañar al cliente durante un ciclo largo de vida.
