La eficiencia y productividad en las empresas también tiene mucho que ver con la gestión de la impresión. Ahorrar tiempo y dinero por esta vía es posible gracias a nuevos modelos distribuidos. Lo que hasta ahora se hacía de forma centralizada, puede repartirse para evitar los inconvenientes que puede ocasionar un solo equipo de impresión.
Tradicionalmente había una tendencia hasta la impresión centralizada. Las empresas seleccionaban este modelo de implementación para evitar el sobrecoste ocasionado por la compra y mantenimiento de varios equipos. Además, evitaban así más gastos indirectos de luz, espacio o gestión centralizando todos los recursos en un solo dispositivo.
Sin embargo, el tiempo ha demostrado que muchos empleados ven inconvenientes a este modelo de gestión de impresión: colas de espera para imprimir, desplazamientos desde su puesto de trabajo y otros costes ocultos derivados de la centralización, como sean trabajos que se pierden porque se mezclan con los de otros compañeros o impresiones que se quedan olvidadas en el equipo y que no se llegan a recoger. Todo eso sin contar con la dependencia absoluta que genera un solo equipo en una oficina.
De ahí que el mercado haya demostrado otras vías. Gracias al lanzamiento de equipos de impresión profesionales más compactos y con mejores funcionalidades para las compañías, el formato de impresión distribuida ha ido ganando puntos frente a la opción centralizada. La evolución de los equipos más pequeños, tanto en prestaciones como en precio por página, ha progresado enormemente estrechando la diferencia que había para los equipos de gran dimensión.
Por qué la impresión distribuida
A la hora de plantearnos una remodelación en el sistema de impresión o la integración de un nuevo modelo para gestión de impresoras, pueden surgir muchas preguntas. Cuestiones que se pueden resolver con la implementación de la impresión distribuida, es decir, con la instalación de diferentes equipos en diversos puntos de una o varias oficinas gestionados por un solo sistema. Un planteamiento que piensa más en el largo plazo y que aporta las siguientes ventajas:
- Accesibilidad: se mejora la compresión de los sistemas por recurrir a equipos más pequeños y comprensibles para la plantilla sin conocimientos TIC.
- Comodidad: añade más utilidades y valor a la impresión si se integra con servicios de gestión documental.
- Flexibilidad: permite adaptarse a las singularidades de cada compañía y que los trabajadores puedan compartir recursos diferentes.
- Proximidad: ubicando los equipos de impresión más cercanos a los trabajadores, se ahorra en tiempos de desplazamiento y se gana así en productividad.
Todo ello redunda en beneficio de la empresa, que puede amoldar el sistema de impresión distribuida a su situación en cada momento. Una ventaja clave para seguir imprimiendo y gestionando los documentos de forma más eficaz.
Un modelo mixto
Ya que la selección de un tipo de impresora y una estructura de flota adecuados resultan fundamentales para la producción y productividad de los negocios, debemos cerciorarnos del sistema distribuido que necesitan nuestros clientes. Este debe corresponder con el espacio de trabajo de la empresa y el tamaño del grupo de trabajo.
No existe una fórmula de éxito para cada empresa o grupo de trabajo, ya que cada compañía tiene sus particularidades. Muchas veces, la opción lógica es un parque mixto, implementando medidas para utilización de los equipos de forma racional. Así, se puede direccionar para mayores volúmenes hacía equipos de mejor coste por copia y tener equipos más pequeños, más cerca de los trabajadores para las cuestiones más urgentes, de menor volumen o que sean confidenciales.
Brother dispone de una amplia oferta de equipos profesionales que permiten optimizar el parque de impresión, atendiendo a las especificidades de cada empresa y minimizando los costes ocultos que muchas veces no se contabilizan en un análisis de costes.
