El Zen, además de una variante del budismo tradicional, es el arte de hacer más con menos. Aplicado al mundo de la empresa representa una serie de prácticas que nos ayudan a ser más productivos, empleando menos recursos. Para conocer el «buda productivo» que hay en ti, nada mejor que aplicar el Zen a tu forma de trabajar mediante estas tres recomendaciones:
- Utiliza aplicaciones con las que puedas gestionar más de una tarea. Resulta mucho más productivo aprender y dominar por completo una gran aplicación (incluso una tan sencilla como un navegador de Internet) que pasar el día probando decenas de aplicaciones que se orientan a propósitos muy específicos. Menos aplicaciones pueden producir más resultados.
- Reduce el tiempo que empleas en mover archivos: Llaves USB, copias en CD-ROM, envíos por correo electrónico a nosotros mismos… todo eso implica una pérdida de tiempo y una preocupación más. Cuando trabajamos con varios equipos, soluciones como DropBox nos permiten sincronizar nuestros archivos entre todos ellos, por lo que ya no tendremos que emplear nuestro tiempo en copiar y traspasar datos una y otra vez.
- Oficina sin papel: Seamos sinceros, el papel estorba, ocupa espacio, es difícil de clasificar, apenas lo leemos…
Pero aquí no acaban nuestras recomendaciones. Respecto a nuestro espacio virtual de trabajo (el ordenador), dos son las prácticas que debemos de evitar: inundar el escritorio con decenas de documentos y enlaces directos, y apostar por un compejísimo sistema de organización de archivos en decenas de carpetas y subcarpetas que nunca vamos a ser capaces de localizar.
En realidad. lo único que tenemos que hacer es crear una carpeta llamada «Clientes» y algunas subcarpetas con los nombres de nuestros clientes (dividiéndolas a su vez por proyectos). El resto de clasificaciones adicionales que podamos llevar a cabo sólo aumentarán nuestra confusión.
Pero sigamos con más trucos, esta vez referidos al correo electrónico:
- Organiza tu gestor de correo electrónico de la misma forma que organizas tu sistema de archivos: por clientes y proyectos.
- Si trabajas con varios equipos procura configurar tus cuentas de correo bajo el protocolo IMAP. Es algo más lento que POP3 pero conseguirás que tus buzones estén siempre sincronizados en cada uno de los equipos.
- Acostúmbrate a responder cada correo electrónico con pocas frases. Si dices lo esencial, no necesitas extenderte en interminables párrafos.
- Reserva un espacio de tiempo para controlar tu correo. No necesitas vigilar si ha llegado un nuevo mensaje cada cinco minutos.
Menos reuniones, y por supuesto, menos estrés
Según aseguran en Freelance Folder, «el 90% de los clientes que quieren mantener una reunión en persona o que nos tienen al teléfono más de una hora discutiendo sobre un posible proyecto antes de que éste comience, no suelen acabar contratando nuestros servicios». Con esto quieren decir que en realidad muchas de las reuniones que nos obligamos a mantener son en realidad, pérdidas de tiempo.
La experiencia nos muestra cuándo en un posible cliente existe un interés verdadero en lo que hacemos y cuándo en realidad sólo están «mareando la perdiz» por si pueden obtener una oportunidad realmente ventajosa para sus intereses. En muy contados casos una reunión se justifica por sí misma, y en general resulta mucho más productivo utilizar el correo electrónico, la mensajería instantánea o la videoconferencia que emplear horas para no decir nada concreto.
Aislarse del mundo
Todos tenemos momentos en los que realmente necesitamos estar concentrados. Ponemos música de fondo, apagamos el móvil (o restringimos la mayoría de llamadas entrantes), comunicamos que no deseamos ser molestados, cerramos nuestro gestor de correo electrónico e, incluso, nos desconectamos de Internet. En más ocasiones de las que pensamos, vamos a necesitar aislarnos del mundo.
Calendarios y listas de tareas
Tanto los calendarios como las listas de tareas son dos buenas herramientas que nos muestran qué es lo que tenemos que hacer en cada momento. Al aprender algunos conceptos básicos de GTD, descubriremos cómo organizar mejor nuestro trabajo, qué tenemos que tener en cuenta a la hora de priorizar tareas, qué espacios de tiempo son los más productivos, etc.
También descubriremos que aunque marcan nuestra forma de actuar, exigen cierta flexibilidad. No podemos convertirnos en «esclavos» de unas herramientas creadas precisamente para lo contrario: servirnos.
Espacio de trabajo Zen
Por último, recordar que nuestro espacio de trabajo es un reflejo de nuestra personalidad, que a su vez se refleja en nuestro trabajo. Un espacio limpio, ordenado, libre de distracciones… anima a trabajar, favorece la concentración y estimula la creatividad. En cambio, un espacio repleto de montañas de documentos y poco cuidado desanima a cualquiera.
